19. – текст документа обычно состоит из двух частей. В первой части указывается причины, основания, цели составления документа. Во второй выводы, просьбы, предложения, распоряжения, приказы. Если содержание документа не нуждается в пояснении текст содержит одну заключительную часть.
20. – если в приложении не употреблялось в тексте то указывается его наименования, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений то они нумеруются.
Пример: приложение 1: Контракт от 20.07.06 №21, на 2л. в 3 экз.
2 АКТ приема работ от 15.09.016№17, на 1л. в 17 экз.
Приложение к распорядительным документам должно оформляться в правом верхнем углу и должно иметь отметку «Приложение» с указанием названия распорядительного документа, его даты и его регистрационного номера.
Пример:
Приложение 1
К приказу директора ОАО «ЭРА»
От 01.04.2006 №12
21. – подпись включает наименование должности лица подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией.
22. – гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАННО», должности лица, с которым согласовывается документ (включает наименование организации, подписи и ее расшифровки и даты согласования).
Пример: СОГЛАСОВАНО
Начальник Департамента образования
Подпись ее расшифровка
18.09.06
23. – визы согласования документа включает подпись визирующего, ее расшифровки, дату, при необходимости должность визирующего.
Пример: Юрист консулат
Подпись ее расшифровка
18.09.2006
24. – печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих право лица, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью.
25. – отметка о замирении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит за верительную надпись «Верно», должность лица заверившего подпись, подпись и ее расшифровка, дата замирения.
Пример: Верно
Менеджер по персоналу подпись ее расшифровка
18.09.2006
ля замирения более важных документов расставляется печать.
26. – отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу.
27. – отметка об исполнении документа и направление его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении или при наличии такого документа ссылку на его дату и номер документа.
28. – отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа. Отметку о поступлении документа в организацию проставляют в виде штампа. Автоматическим нумератором или иным способом у нижнего поля первого листа документа.
29. – отметка для автоматического поиска может включать имя файла и другие данные о документе.

В разделе «Метрология, сертификация и стандартизация», с метками: Документация