Курсовая работа «Назначение, свойства управленческого документа»

В наше время, когда объем информации по любому вопросу непрерывно возрастает, особую актуальность для быстроты восприятия документа имеет строго определенное расположе­ние реквизитов документа. Благодаря этому любой работник, имеющий дело с документами, заранее знает, в какой части его содержится необходимая информация.
4. Бланки административных документов

Бланком документа называют лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами. Применение бланков в процессе подготовки документов повышает культуру управленческой деятельности. Значительно облегчает работу с документами ГОСТ Р 6.30-97, содержащий формуляр-образец, в соответствии с которым конструируются бланки. ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два вида бланков: для писем и общий.
Различие между этими бланками состоит в том, что в бланке для писем содержится реквизит: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке и постоянная часть реквизита – ссылка на индекс и дату входящего документа (на № ______от______ ), а на бланках для других документов эти площади используются для заполнения реквизитами: наименование вида документа и место составления или издания.
В организациях с большим количеством документов применяют бланки для отдельных видов документов, на которых типографским способом печатают наименование вида документа, например «Приказ». Изготовление бланков для отдельных видов документов целесообразно, если в организации создается более 200 документов конкретного вида в год. Бланки документов массового применения могут содержать трафаретные части текста. Изготовление трафаретных бланков электрографическим способом оправдывает себя, если на таких бланках в год будет оформляться не менее 200 документов.
Если же исходящих документов менее 200 в год, то при их оформлении можно пользоваться резиновым штемпелем.
Для каждого из двух названных видов бланков допускаются два варианта расположения реквизитов – угловой и продольный. Как показывает практика, предпочтение отдается бланкам с угловым штампом, так как справа от него на свободной площади располагают реквизит «Адресат». Следует иметь в виду, что около 90% всей организационно-распорядительной документации (письма, докладные записки, справки) содержат этот реквизит.
Не следует забывать, что бланки с угловым штампом можно применять и при оформлении протоколов и актов, содержащих реквизит «Гриф утверждения», который также располагается на той же площади, что и реквизит «Адресат».
Бланки с продольным штампом применяют в тех случаях, когда наименование организации и наименование вышестоящих органов, которым она подчинена, содержат большое количество печатных знаков и не могут быть размещены на площади, отведенной для углового штампа.
Бланки документов изготовляются на бумаге белого цвета. И лишь в исключительных случаях можно применять бумагу цветных тонов. Бланки документов печатаются, как правило, черной краской.



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14