Документы состоят из отдельных элементов, которые обычно принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От пол­ноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Все реквизиты подразделяются на обязательные и необязательные. Однако надо помнить, что отдельные реквизиты в одном случае могут быть необязательными, а в другом – обязательными.
Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром. Ниже приводится максимальный перечень реквизитов. Использовать другие реквизиты, не включенные в данный перечень, не следует, но в конкретных документах отдельные реквизиты могут отсутствовать.
Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа.
Формуляр для определенного вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности.
При составлении документов используются следующий состав реквизитов:
01 – герб РФ
02 – герб субъекта РФ
03 – эмблема организации или товарный знак
04 – код организации
05 – код формы документа
06 – наименование организации
07 – справочные данные об организации
08 – наименование вида документа
09 – дата документа
10 – регистрационный номер документа
11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа
12 – место составления или издания документа
13 – гриф ограничения доступа к документу
14 – адресат
15 – гриф утверждения документа
16 – резолюция
17 – заголовок к тексту
18 – отметка о контроле
19 – текст документа
20 – отметка о наличии приложения
21 – подпись
22 – гриф согласования документа
23 – визы согласования документа
24 – печать
25 – отметка о замирении копии
26 – отметка об исполнителе
27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело
28 – отметка о поступлении документа в организацию
29 – отметка для автоматического поиска документа.
01.    – помещают на бланках документа в соответствии с положением о государственном гербе РФ.
02.    – помешают на бланках документа в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
03.    – эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (Положение об организации) если на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят.
04.    – код организации расставляют по общероссийскому классификатору предприятий.

В разделе «Метрология, сертификация и стандартизация», с метками: Документация